L’archivage de documents en entreprise est une réelle préoccupation. En effet, en plus de permettre de retrouver des éléments importants en cas de besoin, il est légalement obligatoire dans certains cas. Jeter les papiers à la corbeille dès qu’ils ne servent plus n’est donc pas une option! Mais comment trouver la meilleure solution pour stocker cet amas d’informations qui encombre parfois les tiroirs? Voici un petit comparatif des solutions d’archivage afin de vous aider à faire un choix éclairé.
Archivage de documents : Pour quoi faire?
Malgré les fortes contraintes que cela peut représenter, la conservation des documents d’entreprise constitue des enjeux majeurs:
- Respect des législations: il est obligatoire de conserver certains documents sur une durée allant jusqu’à 10 ans après leur émission. Ils peuvent être utiles en cas de conflit, de litige ou d’inspection.
- Protéger ses droits ou ses intérêts: la conservation des contrats peuvent prévenir d’éventuels abus de la part de l’autre partie et constituer des preuves manifestes dans le cadre d’un désaccord ou d’une poursuite en justice.
- Conservation du patrimoine: Certains documents préservent l’histoire de la société et constituent son propre patrimoine. En outre, cette mémoire permet de palper les évolutions qu’il y a eu et d’anticiper le chemin qu’il reste à parcourir.
- Sécurisation des activités: en cas de sinistre ou de perte d’un des salariés, la conservation des différents documents peut servir de filet de sécurité afin de pouvoir continuer l’activité malgré les altérations.
L’archivage papier en entreprise n’a donc jamais cessé d’exister et de présenter d’importants intérêts. Cependant, la numérisation est une solution de plus en plus privilégiée à cause des avantages qu’elle comporte. Comment s’y retrouver au milieu de ces options?
L’archivage papier : une solution nécessaire
Pratiquée depuis l’antiquité, l’archivage papier a toujours su démontrer ses forces et son utilité. En entreprise, elle permet de bénéficier d’un certain nombre d’avantages inexorables, que l’archivage numérique ne pourra jamais remplacer:
- Conformité garantie à la loi : bien que l’archivage numérique soit de plus en plus tolérée dans le cadre de la législation, il reste de nombreux documents dont le format papier reste requis. Le dirigeant s’expose à des sanctions sévères s’il n’est pas en mesure de les fournir lors d’un litige ou d’une enquête.
- Pérennité et accessibilité : en cas de panne informatique, les documents papiers resteront disponibles. Il ne dépendent d’aucune technologie spécifique et peuvent être consultés n’importe quand.
Cela dit, il est vrai que le papier peut être un peu obsolète dans certains cas, voire contre-intuitif dans un contexte de transition écologique. Les documents peuvent être parfois difficiles à classer et à retrouver. Cela peut prendre des heures à un employé de bureau! Sans compter les dégâts environnementaux que représentent les impressions et leur impact négatif sur la préservation des milieux forestiers.
L’archivage numérique : de nombreux avantages entourés de limites
Il est clair que la transition vers l’archivage numérique est une nécessité. Elle peut garantir la sécurisation des données, un gain de coût lié au stockage et une meilleure accessibilité. Mais elle ne peut encore être que partielle. Non seulement la loi est encore intransigeante sur certains type de documents, mais la numérisation connait pas mal de freins:
- Elle peut être coûteuse à mettre en place et toutes les entreprises ne peuvent se l’offrir.
- Les failles informatiques peuvent mettre en danger la préservation de la confidentialité des documents et beaucoup de gérants ne sont pas prêts à prendre ce risque.
Pour ces raisons, malgré l’observation de progrès notables, l’archivage papier reste donc largement utilisé et le sera sans doute encore pendant de nombreuses années!