Pour beaucoup, ce terme est peut-être peu familier, pourtant de plus en plus d’entreprises y ont recours. Ce court article vous expliquera ce qu’est un workshop et comment en organiser un.
Qu’est-ce qu’un workshop ?
C’est un terme anglais signifiant atelier collaboratif ou atelier de travail. Il est organisé afin d’échanger sur un thème précis et, à la différence d’une réunion, tous les participants contribuent au débat afin de trouver une solution à la problématique.
Un workshop, selon le sujet traité, peut durer une heure tout comme il peut durer une demi-journée, voire une journée entière. Il dure longtemps quand cela nécessite un déplacement, comme l’exemple d’un freelance qui organiserait un workshop avec ses clients venant de lieux différents. Pour ces cas-là, il existe des solutions qui permettent de rassembler les participants dans un endroit adéquat, comme le propose le site officeriders.com.
L’organisation d’un workshop
Comme nous l’avons vu plus haut, un workshop peut ne durer qu’une seule heure, autant dire qu’il n’y a pas de temps à perdre, et que l’évènement doit être préparé avec minutie et précision. Voici donc quelques étapes essentielles à une bonne organisation
Définir les objectifs du workshop
Vous ne pouvez pas organiser un workshop sans en définir les objectifs. Vous devez vous demander ce que vous attendez de cet évènement, quel but doit être atteint, ce que doivent en retirer les participants… Et, de pair avec les objectifs, il faut également préparer des outils de mesure afin de savoir si les objectifs ont été atteints ou pas. Vous pourrez par exemple vérifier le nombre de participants ayant répondu à l’invitation, le taux de satisfaction etc. Ceci en vue de mesurer les performances de votre workshop et faire mieux lors du prochain.
Préparer le programme en détails
La programmation de votre worskhop doit s’effectuer avec beaucoup de sérieux et d’anticipation. Ne laissez pas la place à l’improvisation, vous pourriez perdre de vue vos objectifs et ne pas atteindre les buts fixés. Pensez donc à déterminer la durée de votre atelier, la date et l’heure, les participants, les supports nécessaires, les interventions étrangères à votre groupe de travail (animation etc.), les activités qu’auront à réaliser les participants etc. Il ne faut rien laisser de côté, tout doit être programmé du début à la fin.
Communiquer efficacement autour de l’évènement
Que ce soit en amont ou après l’atelier collaboratif, il faudra penser à assurer une communication adéquate à l’évènement. Ainsi, avant la date de l’atelier, il conviendra d’utiliser les outils pour atteindre le public cible qui devra participer à l’évènement. Que ce soit par mails, par messagerie privée ou même par téléphone.
A la fin de l’atelier, vous pourrez effectuer un débriefing et sonder les participants, ce qui vous permettra d’améliorer le prochain workshop.
Pensez également à rédiger un rapport de synthèse que vous enverrez à chaque participant et qui vous servira de trace écrite.
Ce sont des étapes essentielles pour un workshop réussi, il ne faut pas les négliger, une bonne préparation permet un atelier fluide et efficace, tandis qu’un manque de préparation entraîne une perte de temps et de mauvaises performances.